設備開發專案管理分享

先聲明一點，我沒有上過任何有關專案管理的課程，所以我相信一定有更好的辦法可以用來作開發專案的進度管理。

以下分享是15年前左右在第一家公司的專案管理作法，所以完全沒有洩漏機密的問題，因為如果15年過去還是用同樣一招也太不長進了！

當初接到作設備開發專案管理時，一開始也是毫無頭緒，
要怎麼管？
費用有產銷在管，
那我就是管進度。

進度？兩個字很簡單，然後呢？

本來想寫程式作資料庫，
但是不會寫也不懂資料庫，時間上也沒空學，
所以就用Excel檔案 、工作表 、儲存格超連結功能來彙整資料，
一個進度總表，
加上一堆設備專案子表，
只要訂好子表範本連結到總表，
將子表交給各設備專案負責人填，
如此一來，開總表檔案更新連結子表儲存格內容就可以取得最新的資料。

一開始會想出這個作法純粹是因為自己懶，
不喜歡作重複的事情，一直問不同研發工程師專案狀態跟進度寫報告實在是很煩。

這個作法完全是土炮式的，
就自己的想法跟利用Excel作專案管理，
還有我也沒有做完整個專案管理工作，
原因是我把方法、報告格式跟彙整表格作出來以後，
主管就要我交接給助理小姐，
然後再把我調去機構設計課當主管跟負責3D CAD導入，
額外再負責協力廠商評鑑制度的設計；
可是我的薪水也沒有變多，真是划不來。

但是這個設備產線建廠專案的進度管理上最後應該算是是成功的，
中間在報專案進度上曾經被客戶質疑，
為什麼我們的進度可以標示到小數點以下的第二位，秀出表格跟說明後，客戶完完全全沒意見，非常讚賞，
表示這個方法是可以被接受而且也成效很好。

後來到了第三家公司，
接觸到建築行業跟美國的資料，發現其實在土木營造的領域原來早就有類似的概念跟方式，
而且直接用MS Project整理很漂亮，
甚至有工具可以把機械設備的圖像結合在規劃圖中顯示，
清楚表現出設備搬入期程與動線上可能的衝突，
那是在Autodesk FDS中的Navisworks的功能；
那又是另外一回事。

這個工作需要有年資經驗是有原因的，
我整理了一下部門內的流程(後來因為這樣又被叫去做ISO9001-2000導入)，
我試著把設備從開始去接單到交客戶使用的過程全部列出出來，
再依據每一個流程的特性分項跟估算需要定義的工作天數，據以計算進度百分比，
例如以下六大項(我有改過，跟原來有些不同)：

設備規格
設計開發
請購與製造
組裝與配管配線
測試
搬運安裝與驗收

每一個大類在切分成不同的工作細項，
如此一來就從總表到各設備專案子項展開成一個"大樹"。

專案內各項進度須根據以往的經驗，將各大項的時間與工作比例百分比定出來，
這個比例數值是變動的，不同設備的狀態不同，不能一個比例套用到底，
當然類似的就可以給一樣的比例。
當時因為多數研發工程師並不喜歡被管的很緊，也沒那麼多閒功夫，
所以每一台設備我都依據自己的認知，給了一個初估值，並且試著自己填了一段時間，覺得這個方式可行，跟主管討論過後，再提供給各個設備專案負責人填寫，
基本上因為自己也是設計出身，所以這個階段開始大家也沒甚麼意見。

設備規格：
客戶需求洽談
客戶需求可行評估
規畫提出
規格確認

設計開發：
這個大項目下面的子項數量是變動的，
因為每一台的設備的狀況不同，有的複雜有的簡單，
甚至可能需要等到設備規格定案才能夠確切的決定下來，
但是基本上的子項分類思考如下：
設備總組合規劃
次組合 n
電控配線設計
下機架
上機架
液氣壓管路
電控盤
人機介面
程式設計
操作說明書
其中次組合數量不定，因此項目總數是變動的

請購與製造
長交期市購品先行請購
市購品請購
零件製造
機架製造

組裝與配管配線
組裝
配管
配線

測試
IO測試
單動測試
連續測試
製程小量測試
製程大量測試

搬運安裝與驗收
清潔包裝
搬運
安裝
Utility接續測試
連線測試
小量生產測試
大量生產測試
驗收程序

基本上以前本來就會預估相關工作的天數，
加上進度上是以日期時間為基準，
所以計算比例可以用天數總和為基礎，
再去計算各子項與大項的的比例，
不過這是以工作時間分配為考量，
這種方法經常會出現預估過於保守導致進度時間表不符所需。

因此另外一種思考是以建廠時間期限為主要考量，
抓Deadline往前留安全裕度，
依合理時間比例壓縮各項應該完成的時間，
算是以目標為導向的管理。

兩種方法都可以用，
但是若以目標管理的角度來看，
應該選第二種方法，以Deadline為主，
留安全裕度定出各項工作的工作天數。

基本上，例如開發時間期限是 4個月，設備規格7天，設備開發45天，請購製造30天，組裝配線7天，測試14天，搬運安裝1天，測試驗收14天，總共118天，距離 4個月有兩天的裕度，加上有些時程上其實可以重疊，這樣又多了一點裕度出來。
所以單一台設備的大項天數先出來，後面再定子項天數，完成Excel表格與關連的計算式。

完成多個單一設備的Excel表格後，接下來再利用一個Excel表匯入各個單機的進度與狀況，當所有資料放在同一個資料伺服器網段中時，開啟Excel總表就可以更新連結的各單一設備進度表，再利用PDF輸出每天的狀況存底。

其實這個方法從軟體工具的角度來看非常簡單，
比較難的是天數的估算。
執行上因為要求每天更新進度與ˋ狀況說明，
定時開啟各單機報表更新，
對執行單位來說算是容易，
效果其實還不錯；
而且因為有這樣做，
我發現各單位會因為數字會明顯呈現而更精實。